各学院、各市县开大：

2022届秋季毕业生的学籍档案归档工作已经开始，毕业生学籍档案为永久保存资料，为了更加规范管理、方便利用，现将有关事项通知如下：

一、归档范围。2022年12月办证的成招、二元制毕业生。

二、归档时间。2023年4月20日前。

三、归档材料。

（一）毕业生汇总表

1.汇总表内容要按要求填写（模板见附件1），名单的标题为：**届**专业*教学点毕业生名单；内容中的序号和姓名，必须和毕业生登记卡上所标序号、所对应的姓名一致；汇总表按主要关键字“姓名”和次要关键字“证书编号”升序排序；

2.汇总表纸质版须经办人签字，教学点、分校盖章。学生人数多的尽量将名单压缩打印到一张纸上；

（二）毕业生登记卡

1.毕业生登记卡的内容（模板见附件2）必须由学生本人按要求手写，并黏贴毕业照片和身份证正面复印件；

2.当年不能毕业的学生不用填写毕业生登记表；

3.教学点须在毕业生登记卡上盖章；

4.根据汇总表的顺序，在每份毕业生登记卡的左下角用铅笔标上流水号；

5.纸质材料按从小到大的顺序排列；

6．40-50人装一盒；

四、归档要求

1.汇总表和毕业生登记卡须扫描，要求jpg格式，以“学生姓名+证书编号命名”；

2.扫描件按专业分类，每个专业一个文件夹，文件夹里包括汇总表签字盖章的扫描件和电子版excel表格，及毕业生登记卡扫描件；

3.当年毕业办证结束后，材料电子版必须交至省校归档。纸质版的毕业生登记卡及汇总表必须严格履行签字手续，由分校、教学点自行归档。

五、归档流程

1、教学点负责老师收集学生毕业生登记卡后汇总整理，审核无误后按专业清点份数扫描，并按专业制作毕业生登记卡汇总表（每个专业一个文件夹）。注：对于暂时没有毕业照片和身份证照片的毕业生登记卡请在汇总单的备注栏里备注清楚，后期补齐材料。

2、分校负责老师收集教学点汇总的毕业生登记卡材料（每个教学点一个文件夹），审核教学点的扫描材料是否符合要求，对于不符合要求的退回重做；清点人数确保不遗漏，审核无误后在专业的汇总表上盖章并扫描上报。

3、省校负责老师收集学院、分校汇总的毕业生登记卡材料（每个分校、学院一个文件夹），审核上报的材料是否符合要求，对于不符合要求的退回重做，审核无误后归档。

六、联系人

教务处学籍管理科，朱老师

福建开放大学教务处

2023年3月1日